Microsoft Word y sus funciones básicas

¿Qué es Microsoft Word?

Es uno de los programas más utilizados por usuarios que se desempeñan en la tarea de documentación, donde Word nos permite crear distintos tipos de archivos escritos, donde los archivos escritos pueden componerse de imágenes, citas, referencias, etc.

El término Word proviene del vocablo inglés y su traducción al español es palabra. A su vez tiene distintas nociones que hacen que el término Word puede utilizarse como verbo con significado “redactar”. Por otro lado, el término de Word puede hacer alusión a los textos que componen una obra; y en más de una ocasión también puede usarse como sinónimo de compromiso o promesa.

Figura 1. Logo de Microsoft Word
Fuente: Tomada de sitio web "definición y funciones de Word"

Reseña histórica

La primera versión de Word para MS-DOS lanzada en el año 1983, conocida como Microsoft Word 1.0, no tuvo el impacto positivo esperado dentro del mercado debido a su simpleza. Posteriormente lanzarían cuatro versiones más con el mismo impacto negativo que la primera.

Ya en el año 1989, se lanzó la primera versión de Microsoft Word para la plataforma Windows, que si bien no logró aumentar las ventas y repercusión en el mercado, marcó el comienzo de un éxito en potencia. 

El salto a la fama se produciría años más tarde con el lanzamiento de Windows 3.0 que incluía una versión de Word con el número acorde a la versión de la plataforma. Con el paso del tiempo, los continuos avances y actualizaciones del sistema operativo Windows estuvieron relacionados también con las actualizaciones de Word y la aparición del paquete Microsoft Office que ofrecía diferentes programas.

En sus comienzos, Word no empezó siendo un software famoso ni de uso masivo debido a que en sus primeros años de existencia el mercado estaba regido principalmente por programas como Corel WordPerfect, uno de los más elegidos en aquella época.

En el año 2009 llegaría el punto máximo con respecto a la cantidad de usuarios que utilizarían su última versión lanzada, Microsoft 2007. Con una cantidad aproximada de 500 millones de usuarios haciendo uso del programa encontrado en el paquete de Microsoft Office, el liderazgo en procesadores de textos quedó en manos de la gente de Microsoft.

No obstante, en la actualidad existen muchos procesadores alojados en la red, a los cuales se puede acceder de forma online a través de una conexión a Internet, que intentan arrebatar el trono que hace ya más de 5 años está en manos de Word.

Las funciones básicas que contiene Word son:

Figura 2. Pestañas de Microsoft Word

Fuente: Captura de pantalla del programa Microsoft Word, elaboración propia

Herramientas de Word y sus funciones

En este artículo vamos a hablar sobre las utilidades del procesador de textos más famoso de la historia, es decir, de las herramientas de Word.

Microsoft Word es un software para Windows cuya principal función es la de procesar textos. Con una gran variedad de herramientas y funciones, este programa nos facilita la edición de textos ya sean de uso personal o textos para enviar a editorial.

A pesar de contar con diferentes versiones, las herramientas de Word se mantienen siempre presentes en el programa. Simplemente puede cambiar su ubicación dependiendo de qué versión tengamos.

Al igual que las herramientas de Power Point, las distintas utilidades se agrupan por funciones en distintas pestañas. De esta manera nos es más fácil encontrar herramientas afines entre sí.

PESTAÑA INICIO

Aquí podemos encontrar las herramientas principales. Son las que se utilizan más a menudo y son visibles por defecto cuando se ejecuta Word.

Podemos encontrar opciones del porta papeles, las opciones básicas de fuentes y tipografía, configuraciones de párrafo, estilos de escritura, y herramientas de edición.

Porta papeles: Nos da la opción de utilizar distintos tipos de copiados, ya sea tradicional o de formato, nos permite cortar, y también utilizar el pegado o pegado especial.

Fuente: En esta sección vamos a encontrar todas las herramientas de Word cuya funciones estén relacionadas con la tipografía. Podemos seleccionar la tipografía, cambiar el tamaño, resaltarla, utilizar negritas, cursivas, etc.

Párrafo: Aquí encontramos todos los ajustes para trabajar sobre párrafos completos de texto. Ya sea alineaciones, interlineados, sangrías, orden, numeraciones, listas, etc.

Estilos: Esta sección es muy interesante ya que nos da la posibilidad de aplicar un estilo predefinido al texto seleccionado. Con lo cual se ahorra mucho tiempo de trabajo y se es más eficaz. Puedes utilizar los estilos que vienen por defecto o crear tus propios estilos.

Edición: Aquí tenemos las opciones de selección de texto, búsqueda y reemplazo.

PESTAÑA INSERTAR

En esta sección contamos con todas las opciones para insertar elementos en nuestro archivo. Word nos permite insertar nuevas páginas, tablas, ilustraciones, gráficos, hipervínculos, encabezados, pies de página, símbolos, archivos flash, y los famosos Word Art.

Páginas: En esta sección podemos insertar páginas en blanco para nuestro documento, portadas de inicio predefinidas, y saltos de página.

Tablas: Como su nombre lo indica, nos permite agregar tablas a nuestro archivo. Podrás crear una tabla desde cero, utilizar una tabla prediseñada, o incluso insertar una tabla desde el Exel.

Ilustraciones: En esta sección nos encontramos con distintas herramientas cuyas funciones de Word nos permiten agregar imágenes (prediseñadas o de archivo), formas, gráficos y esquemas llamados SmartArt.

Vínculos: Aquí podremos agregar enlaces a nuestro archivo. Pueden ser hipervínculos a otros documentos o a sitios web.

Encabezado y pie de página: Permite agregar encabezados, pies de página, y numeraciones de distinto tipo a nuestro documento.

Texto: Con esta opción podemos insertar cuadros de texto para mover libremente por la hoja, firmas, fechas, y los famosos WordArt.

Símbolo: Como su nombre lo indica, nos da la posibilidad de insertar símbolos de ecuaciones y símbolos tradicionales.

PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA

Aquí podremos ver herramientas relacionadas con el diseño de la página del archivo. Dentro de las opciones disponibles se encuentra la posibilidad de modificar el tema de la página, modificar la configuración básica, establecer un fondo, cambiar la organización de los elementos y alterar la sangría y el espaciado.

Temas: Nos permite seleccionar un aspecto para todo nuestro documento. Puede ser predefinido o lo podemos establecer nosotros mismos.

Configuración de página: Aquí encontraremos las diferentes herramientas que nos ofrece Microsoft Word para cambiar las medidas de la página, la orientación, los márgenes, columnas, etc.

Fondo de página: Podemos elegir dejarlo en blanco o agregarle un color o imagen. Dentro de estas opciones también se encuentra la de agregar una marca de agua.

Párrafo: Aquí podemos cambiar la sangría y el espaciado de los párrafos. La diferencia con las opciones de párrafo de la pestaña Inicio, es que aquí los cambios se aplican a todo el documento.

Organizar: Nos ofrece distintas opciones como agrupar y des agrupar, alineaciones, mover imágenes hacia adelante o atrás etc.

PESTAÑA REFERENCIAS

En esta sección se agrupan las herramientas que nos permiten insertar distintos tipos de referencias en nuestro archivo de texto.

Como medios de referencias contamos con tablas de contenidos, notas al pie, citas, títulos, índices, etc.

Tabla de contenidos: Es lo que conocemos comúnmente como índice. Nos permite organizar los contenidos en distintos niveles.

Notas al pie: Se utilizan para hacer aclaraciones que pueden ir al final de la página o al final del documento.

Citas y bibliografía: Nos permite agregar fuentes a nuestro archivo que documenten más información sobre lo que estamos hablando.

Títulos: Como su nombre lo indica, nos deja agregar títulos a la página.

Tabla de autoridades: Permite citar autoridades que respalden el contenido del documento.

PESTAÑA CORRESPONDENCIA

Aquí se encuentran las herramientas de Word que están pensadas para agilizar los procesos de enviar correspondencia.

Desde algo simple como lo es crear un sobre hasta la fantástica herramienta de combinar correspondencia que nos permite crear varias copias para distintos remitentes de forma automática.

PESTAÑA REVISAR

En la sección Revisar encontraremos las herramientas básicas de corrección. Desde corregir la ortografía de nuestro documento, hasta encontrar sinónimos, realizar traducciones y proteger el archivo.

PESTAÑA VISTA

En esta pestaña se ordenan las herramientas referentes a la visualización del documento. Podemos elegir que ver u ocultar en la pantalla, cambiar la vista del documento, ajustar el zoom, y establecer la configuración de ventanas.

PESTAÑA PROGRAMADOR

Dentro de esta pestaña se encuentran las herramientas necesarias para automatizar procesos y tareas. Requieren de un conocimiento más avanzado que el resto de las herramientas, y en función del resultado que deseemos obtener, puede que requiramos conocimientos sobre programación.